Jak napisać służbowy e-mail?

Służbowa korespondencja ma pewne zasady

Służbowe mejle mają pewne zasady. List elektroniczny, podobnie jak list tradycyjny, rządzi się pewnymi zasadami. Po pierwsze powinien zaczynać się słowami takimi, jak „Dzień dobry”, „Szanowny Panie…”, a kończyć zwrotem grzecznościowym „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”. Nie należy służbowego mejla zaczynać słowem „witaj” , a kończyć słowem „pozdrawiam”. Najczęściej mejle piszemy do osób znajdujących się wysoko w hierarchii, co musi znaleźć odzwierciedlenie w formie, w jakiej zwracamy się do każdego człowieka.

List piszemy zgodnie z regułami

List powinien składać się ze wstępu, rozwinięcia oraz zakończenia. Nie zdobimy go znaczkami, emotikonami, uśmieszkami. Służbowy mejl powinien być stonowany w formie oraz mieć bogatą treść. Oczywiście mejl musi być podpisany. Nie jest to trudne, ale część osób stosuje podpis taki, jak „Waldek”, a nie pisze „Waldemar Kozłowski”. W mejlu koniecznie należy podać dane kontaktowe oraz zadbać o to, aby osoba pisząca wiedziała, że napisała do niej Agnieszka Kowalska, a nie Aga. Zdrobnienia  i zgrubienia zostawmy dla osób, które znamy na co dzień. Do osób obcych pisać należy w sposób całkowicie neutralny.

20

O autorze

Marta Felińska

Komentarze wyłączone